Privacy verklaring

Beppie hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Beppie houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Beppie zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Klanten

Persoonsgegevens van klanten worden door Beppie verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

  • Het onderhouden van contact;
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
  • Het bieden van een persoonlijk coachtraject;
  • Een goede en efficiënte dienstverlening;
  • Beheer van het cliëntenbestand;
  • Het verrichten van administratieve handelingen;
  • Rapporteren en analyseren voor verantwoording aan opdrachtgevers en de verbetering van de dienstverlening;
  • Facturering;
  • Innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen;
  • Het voeren van geschillen;
  • Gebruik ten behoeve van de eigen kwaliteit en de accreditering

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen opdracht
  • De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. (onder Jeugdwet verplicht een dossier aan te leggen, fiscale wetten).

Voor de bovenstaande doelstellingen kan Beppie de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Volledige naam en adresgegevens;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Financiële gegevens zoals bankrekeningnummer

Bij opdrachten via Koel&Co wordt ook gevraagd om:

  • Het BSN;
  • Geboortedatum;
  • Informatie van de jeugdbeschermers, school, huisarts of specialist indien belangrijk voor het succes van de hulp;
  • Bijzondere gegevens; bijv. medisch, strafrechtelijk

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij bijvoorbeeld gebruik van een derde partij voor:

  • Het verwerven van opdrachten via Koel&Co;
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Uitzonderingen
In heel uitzonderlijke situaties kan ik zonder je toestemming toch je persoonsgegevens aan anderen verstrekken. Dit is bijvoorbeeld het geval als er het vermoeden is van kindermishandeling, incest of huiselijk geweld. In dergelijke situaties mag ik het belang van het slachtoffer voor laten gaan op de bescherming van privacy. Ik moet dan wel in het dossier aangeven welke argumenten er waren om zonder toestemming gegevens aan anderen te verstrekken.

Verwijsindex
Als een jongere (tot 23 jaar) is aangemeld dan kan ik de jongere registreren in een landelijke digitale lijst, de ‘verwijsindex’, die beheerd wordt door Multisignaal. Dat is belangrijk, want als iemand van een andere organisatie ook zorgen heeft over de jongere, dan brengt de verwijsindex ons bij elkaar. Gezamenlijk kunnen we dan bespreken hoe we de jongere het beste kunnen helpen. Registratie in de verwijsindex kan zonder je toestemming plaatsvinden. Uitgangspunt is om dit in overeenstemming te laten plaatsvinden. Voor meer informatie www.verwijsindex.tv/ouders.

Doorgifte van uw gegevens buiten de EU

Jouw gegevens kunnen door derden buiten de EU worden opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook in het contact met u. Deze partijen zijn “EU-VS Privacy Shield” gecertificeerd, zodat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.

Bewaartermijn

Beppie bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Zo worden gegevens die binnen het kader van de Jeugdwet zijn verwerkt 15 jaar bewaard na beëindiging van de hulp. Dat moet van de Jeugdwet. Als de bewaartermijn van deze persoonsgegevens is verstreken dan worden die binnen een termijn maximaal één jaar verwijderd/vernietigd. Persoonsgegevens die Beppie heeft gegenereerd maar die geen gezondheidsgegevens zijn, worden na de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn vernietigd. Voor bijvoorbeeld financiële (fiscale) gegevens geldt een bewaartermijn van 7 jaren. Overige persoonsgegevens worden niet langer dan nodig is bewaard voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. Je krijgt geen bericht van verwijdering.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van je te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Beppie van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Rechten omtrent uw gegevens

Je rechten:

  • Recht op inzage: Je hebt recht van inzage in en een afschrift van je persoonsgegevens. Je krijgt dan kopieën, het origineel houd ik zelf. In uitzonderlijke situaties kan ik je verzoek weigeren. Dat kan als de privacy van een andere persoon wordt geschonden en als dat belang zwaarder weegt dan jouw belang.
  • Recht op rectificatie en correctie: Je hebt het recht om je persoonsgegevens aan te vullen en te corrigeren. Je kunt bijvoorbeeld vragen om een eigen verklaring in het dossier op te nemen. Je hebt het recht gegevens te corrigeren als deze feitelijk onjuist zijn.
  • Recht op beperking/afscherming: Je hebt het recht om bepaalde gegevens af te schermen. Dit zorgt er voor dat door jou genoemde personen geen inzage krijgen in delen van je dossier.
  • Recht op verwijdering en vergetelheid: Je hebt het recht om persoonsgegevens die niet juist zijn te laten verwijderen. In bepaalde situaties kun erom vragen om helemaal vergeten te worden. Dit betekent dat ik al je gegevens anoniem maak, zodat ze niet meer aan je verbonden zijn. De gegevens in het digitale clientdossier kunnen in verband met de financiering pas vijftien jaar na het laatste contact helemaal vernietigd worden.
  • Recht op dataportabiliteit: Je hebt het recht om gegevens over te dragen. Je kunt vragen of ik de digitale persoonsgegevens die ik van je heb aan jou overdraag of aan een andere organisatie.
  • Afhandeling van je verzoek: Een verzoek tot inzage, rectificatie en aanvulling, vergetelheid, dataportabiliteit, bezwaar en beperking kun je schriftelijk indienen bij mail@beppie.info Binnen één maand na je verzoek hoor je of ik hieraan kan voldoen en op welke manier. Ik kan op grond van de wet je verzoek weigeren, dat zal ik dan toelichten. Ik kan je vragen om je te legitimeren.

Bij het uitoefenen je rechten als beschreven geldt dat als je minderjarig bent of onder curatele dan wel mentorschap staat het volgende:

  • Betreft het een minderjarige tot 12 jaar dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger, ouders of voogd, uitgeoefend;
  • Betreft het een minderjarige in de leeftijd van 12 tot en met 15 jaar dan worden de minderjarige en diens wettelijke vertegenwoordiger uitgeoefend; Betreft het een minderjarige vanaf 16 jaar dan kan de minderjarige zelf de rechten uitoefenen; Betreft het een persoon die onder curatele/mentorschap is gesteld dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger uitgeoefend.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als je naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!